Inkoop: een kind kan de was doen

Inkoop: een kind kan de was doen

Echter als inkoper van een retail, -of franchise organisatie kunt u het geld maar 1 keer uitgeven en er is maar 1 kans om te scoren. Begin dan ook met een goed onderbouwd strategisch inkoopplan waarbij er voldoende aandacht wordt geschonken aan de voorbereiding van de inkoop maar ook aan de afhandeling na de koop.

Facetten van een inkoopplan:

• Inkoopbudget: Zoals reeds aangegeven kunt u het geld maar 1 keer uitgeven. Een weloverwogen inkoop begint met een inkoop-budget dat gebaseerd is op realistische omzetverwachtingen en dient strikt te moeten worden nageleefd.
• Collectie aanbod:  Zorg ervoor dat u een helder beeld heeft van hetgeen u wilt inkopen. Doe vooronderzoek. Verken de markt, praat met professionals, volg de trends en toets of de ingekochte producten een succes kunnen worden. Kortom bepaal de commerciële waarde van de producten. Daarnaast zullen de gekochte producten moeten passen bij de uitstraling en de filosofie van uw bedrijf. Aanbod wat niet aansluit bij de uitstraling van uw bedrijf zorgt voor verwarring bij de klant.
• Leverancierskeuze: Check de betrouwbaarheid en financiële draagkracht  van uw potentiële leverancier voordat u de keuze maakt om zaken te doen. Praat met anderen en laat een specialist inzicht geven in de financiële situatie. Probeer geen hap snap beleid toe te passen door van de ene naar de andere aanbieder te gaan. Is daar toch een reden voor confronteer de huidige leverancier dan daarmee en bespreek de mogelijke consequenties.
• Land van herkomst: Vaak is er een groot aanbod van leveranciers in binnen, -en buitenland. Zet de voor, -en nadelen op een rij van het inkopen in Nederland of daar buiten. Let in het buitenland ook op de lokale geldende regelgeving, cultuur en taalbarrière. Dit kan soms voor de nodige verwarring zorgen.
• Relatiemanagement: Naast het feit dat de leverancier betrouwbaar en gezond moet zijn moet er ook een sprake zijn van een wederzijdse klik en vertrouwen. Een vruchtbare langdurige samenwerking met wederzijds voordeel is het streven.
• Beschrijf afspraken: Maak duidelijke afspraken die niet op meerdere manieren uit te leggen zijn en leg ze vast. Documenteer tevens wat de consequenties zijn van het niet nakomen van de wederzijdse verplichtingen etc.etc. Ik werk zelf met een zeer uitgebreide inkoopchecklist waarbij ik niets aan het toeval overlaat. Deze lijst vormt de basis voor het opmaken van de contracten en afspraken. Er wordt gekeken naar elementen als: kwaliteit, productie, minimale afnames, levertijd, betaling, garanties, prijsafspraken, exclusiviteit, productinformatie, ondersteunend verkoopmateriaal en nog veel meer.
• Wederzijdse versterking: Wanneer een samenwerking goed verloopt en de leveranciersperformance op peil blijft onstaat er een situatie waarbij beide partijen het belang van de samenwerking inzien en beide partijen iets toevoegen aan het commerciële proces. Denk bijvoorbeeld aan een pro-actieve houding, meedenken bij productontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen en samen een commitment aangaan. Samen werken wordt dan 1+1=3

Facetten na de aankoop:

• Kwaliteitsrapportage: de producten dienen van deugdelijke kwaliteit te zijn. De leverancier zal dit moeten aantonen bijvoorbeeld door het verlenen van kwaliteitsrapportages door onafhankelijke instanties.
• Logistiek: het vervoer van de leverancier naar de klant zal goed moeten worden geregeld. Of de levering nu plaatsvindt met de vrachtwagen, boot of trein, de goederen moeten volgens afspraak worden aangeleverd. Dit betekent dat de papieren goed voor elkaar moeten zijn en dat er geen vertraging optreedt. De inkoop dient voortdurend op de hoogte te zijn van de status van de levering.
• Magazijn: bij aflevering van de goederen zullen de goederen aangemeld moeten worden en op locatie worden gezet. Hier speelt de de inkoper een rol door bijvoorbeeld de goede productinformatie aan te bieden aan het magazijn.
• Betaling: op basis van het door de inkoper opgemaakte contract dienen de betalingen plaats te vinden. Wanneer er sprake is van te late levering kan deze ingrijpen en eventuele betalingen blokkeren tot er een oplossing is gevonden.
• Data entry: de inkoper is verantwoordelijk voor het aanleveren van een volledige productomschrijving zodat alle relevante gegevens in het systeem kunnen worden verwerkt. Uiteraard geldt dit ook voor de opgemaakte inkoop-contracten.
• Inzet marketing instrumenten: omdat de inkoper een omzetverwachting heeft aangegeven is hij of zij verantwoordelijk voor het realiseren daarvan. De inkoper is de stuwende factor met betrekking tot de inzet van de juiste marketing mix om deze omzet te garanderen. Hierbij heeft de inkoper een coördinerende rol in overleg met de betreffende afdelingen en specialisten.
• Mogelijke producttrainingen: omdat de inkoper expert is in het gekochte product kan hij of zij ervoor zorgen dat er producttrainingen volgen voor de afdeling verkoop. De inkoper kan zelf de kennis delen of gebruik maken van de inzet van specialisten van de leverancier.

Een kind kan de was doen?

Misschien toch niet. Een goed strategisch opgezette inkoop is bepalend voor het succes van uw onderneming en heeft veel invloed op diverse onderdelen van de bedrijfsvoering. Het is het fundament van uw bedrijf.

Ik wens u een goede inkoop toe.

Nico van Loo  van MOVE retail solutions

MOVE ondersteunt franchiseformules met opstart, verbetering en franchisenemerbegeleiding                                         en retailorganisaties met categorymanagement, inkoop en rendementverbetering.

Voor meer informatie en een vrijblijvend gesprek bel 06-33763360 of mail naar info@moveretailsolutions.nl

Mocht u deze informatie interessant vinden dan hoop ik dat u deze deelt. Alvast bedankt.

Terug naar blogoverzicht